Dans ce tutoriel, nous allons voir comment modifier la séquence de vos factures.
Nous vous montrons également comment lier une séquence avec l'année fiscale de la période dans laquelle se trouve votre facture.
Afin de modifier la séquence, allez sous Comptabilité / Configuration / Journaux / Journaux financiers et sélectionnez le journal désiré.
- Entrez dans la "Séquence d'écriture", en appuyant sur le bouton d'ouverture
- La partie qui vient avant le numéro suivant
- Le nombre de chiffres désiré (2= 01, 3= 001, 4=0001, etc.)
- Numéro de la facture suivante. La valeur de ce champ change à chaque fois qu'une nouvelle facture est créée. C'est ce champ qu'il vous faut modifier pour changer l'incrémentation de la série (par exemple recommencer à 1 chaque année)
- La partie qui vient après le numéro suivant
- Ce champ offre la possibilité d'incrémenter la série par un multiple du nombre qu'il contient
- Ne pas toucher ce champ
Chaque numéro de facture doit être unique sinon le système indiquera une erreur. Si vous modifiez ces champs, il est de votre responsabilité de vous assurer que cette contrainte soit respectée.
Configurer une séquence spécifique en fonction de l'année fiscale
Une configuration sous Configuration / Sociétés / Sociétés permet d'automatiser la création de la séquence en fonction de l'année fiscale.
En activant ce paramètre, une séquence copie de la séquence de base du journal sera automatiquement créée pour chaque année fiscale lors de la première utilisation de ce journal sur l'année en question. La séquence, respectivement la numérotation de la facture, indiquera l'année fiscale en question et repartira de 0001 plutôt que de continuer à incrémenter selon l'année précédente.
Si vous n'utilisez pas déjà les séquences par année fiscale, l'activation de cette fonction engendrera la création d'une séquence repartant à 0001 pour l'année fiscale en cours. Ceci implique que les nouvelles factures seront crées avec un numéro 0001, 0002, ..., alors que ces numéros ont déjà été utilisés sur l'année en cours par une autre facture. Il sera alors nécessaire d'adapter manuellement le "Numéro suivant" dans la séquence crée lors de l'activation de cette fonction.
Pour effectuer cela, vous devez disposer des droits "Responsable des finances".