Le "lettrage" est une notion fondamentale dans la comptabilité CID ERP, dans la gestion des livres auxiliaires (comptes clients et fournisseurs).
Le présent article donne plus d'informations autour de cette notion et son fonctionnement dans CID ERP. Pour la comptabilisation de paiements clients ou fournisseurs, rendez-vous sur la documentation sur les relevés bancaires.
La définition du lettrage
Si les comptes clients (débiteurs) ou fournisseurs (créanciers) sont configurés comme tels, les écritures réalisées sur ces comptes détaillent le partenaire (client ou fournisseur), à l'inverse d'une comptabilité à postes ouverts (qui n'est généralement pas applicable pour des sociétés qui génèrent beaucoup d'écritures).
Si, par exemple, l'utilisateur crée une facture client pour Monsieur Jean Dupont, l'écriture comptable inscrite sur le compte débiteur va reprendre la date et la référence de la facture originale ainsi que le client concerné par la facture, soit Monsieur Jean Dupont.
Lorsque Monsieur Dupont paie sa facture, l'écriture au crédit du compte débiteurs va reprendre la date, la référence de paiement et le client concerné par le paiement, soit Monsieur Dupont.
C'est toutefois le lettrage, qu'il soit automatique ou manuel, de ces deux écritures au débit et crédit du compte débiteurs concernant le même client qui vont faire disparaître les deux écritures du livre des tiers, puisqu'elles se soldent entres-elles.
- Le type interne d'un compte que l'on souhaite gérer dans le détail est "Compte client" ou "Fournisseur".
- Le type de compte est "Bilan : Débiteurs" ou "Bilan : Fournisseurs". Ce type a une importance toute particulière puisqu'il s'agit des seuls types qui n'ouvrent pas uniquement un "solde" lors de la transition d'un exercice à l'autre, mais toutes les écritures non-lettrées individuellement.
- "Autoriser le lettrage" doit être coché.
Si la comptabilisation des écritures de salaire se fait automatiquement depuis le module RH, le compte de salaire dû doit aussi être configuré comme un compte fournisseur standard.
Dans la majorité des cas d'utilisation, CID ERP s'occupe de lettrer les écritures entre elles, principalement avec le traitement des relevés bancaires. En effet, le lettrage se fait tout seul dans les cas suivants :
- Lettrage des factures clients payées par QR et importées via un Camt.053 ou Camt.054.
- Lettrage des factures clients importées manuellement dans le relevé via le bouton "Importer les factures".
- Lettrage des factures fournisseurs payées via CID ERP et dont les paiements sont importés depuis un Camt.053.
- Lettrage des factures fournisseurs importées manuellement dans le relevé via le bouton "Importer les factures".
Sauf s'il y a une configuration spéciale de tolérance automatique dans les configurations de la société, le lettrage automatique depuis un relevé bancaire se fera uniquement si le montant payé / encaissé correspond au centime près à la facture.
Pour plus d'information sur le traitement des relevés bancaires et la gestion des tolérances, rendez-vous sur Saisir ou importer les écritures bancaires et Les tolérances d'escomptes automatiques
Le menu des lettrages automatiques se trouve sous Comptabilité / Tâches périodiques / Lettrage / Lettrages automatiques.
Il peut arriver, pour plusieurs raisons, que le lettrage automatique par le relevé bancaire ne se fasse pas, notamment :
- Un client paie sa facture par virement IBAN plutôt que QR
- Un client qui avait une facture de 100 CHF et une note de crédit de 20 CHF paie 80 CHF par virement bancaire. Dans ce cas, le système ne fait pas automatiquement le rapprochement des montants.
Ces cas peuvent être soit gérés manuellement depuis le relevé bancaire, voir Confirmation du relevé et traitement des exceptions mais si leur nombre est grand, on peut aussi utiliser l'outil de lettrage automatique.
Comme on peut le voir dans la vidéo ci-dessous, Monsieur Dupont a payé une facture de 107.70 CHF en 2 fois. Le système n'a donc pas pu les lettrer automatiquement.
Depuis le lettrage automatique, on spécifie le ou les comptes sur lesquels on souhaite faire des lettrages auto, la puissance autorisée (si 2, alors le système ne lettre que 2 écritures qui s'annulent au débit et crédit, si 3 - alors il permet de gérer notre cas d'exemple).
On ne peut jamais lettrer entre elles des écritures qui ne sont pas sur le même compte ou sur le même partenaire.
L'utilisateur peut à tout moment manuellement lettrer des écritures entre elles. A ce moment là c'est lui qui définit quelle(s) écriture(s) il souhaite lettrer entre elles. Ce menu se trouve sous Comptabilité / Gestion des liquidités / Lettrage des exceptions.
C'est le cas le plus simple : pour un même compte et un même partenaire, une (ou plusieurs) écritures au débit sont égales à une (ou plusieurs) écritures au crédit. Dans ce cas, uniquement le bouton "Let." apparaît.
Dans ce cas voir Confirmation du relevé et traitement des exceptions.
Un cas qui peut se produire régulièrement (différence de change sur des factures établies en EUR et payées sur un compte CHF), déductions d'escomptes, etc. En utilisant ce type de lettrage, vous pourrez cliquer sur "Rapprocher avec un ajustement". Suite à cela, vous aurez un wizard "Écart de change qui s'ouvre". Ce dernier se configure comme suit :
- Spécifier le journal dans lequel vous souhaitez comptabiliser cette différence.
- Définissez le compte de pertes et profits pour cette écriture.
- Indiquez la date pour l'ajustement ; en règle générale, il s'agit de la date du paiement ou de l'encaissement.
- Renseignez un commentaire pour cette écriture.
- Cliquez sur "Let." afin d'effectuer le lettrage.
Dans ce cas voir la deuxième méthode de traitement sous Confirmation du relevé et traitement des exceptions
Un outil qui permet d'attribuer un ou plusieurs montants au débit avec un ou plusieurs montants au crédit lorsque la somme du débit et du crédit ne s'équilibre pas. Les écritures sont ensuite liées par un lettrage partiel mais aucune d'entre elle n'est considérée comme lettrée (sur un relevé de compte par exemple, elles apparaîtront toutes comme encore ouvertes individuellement.
Ce cas peut être pratique si vous avez, par exemple, un avoir fournisseur de CHF 50 et une facture du même fournisseur de CHF 100. En faisant un lettrage partiel, le montant qui partira dans l'ordre de paiement sera du solde, soit CHF 50. La vidéo ci-dessous montre ce cas de figure. Toutefois, vous pouvez aussi utiliser la nouvelle fonctionnalité décrite plus loin Le lettrage partiel avec division des écritures (nouveau)
Certaines situations (par exemple un client qui règle une facture en plusieurs paiements) engendre de nombreuses lignes qui restent ouvertes sur le compte du débiteurs. Cette nouvelle possibilité, démontrée ci-dessous, permet de régler ces cas.
Reprenons notre cas ci-dessus. Avec la méthode précédente, la note de crédit de CHF 50 reste "ouverte" mais avec un solde de CHF 0, et la facture reste ouverte avec un solde de CHF 50. La nouvelle fonctionnalité permet de lettrer complètement la note de crédit et de laisser ouverte la facture pour 50 CHF.
Dans le cas ou plusieurs écritures sont sélectionnées, l'utilisateur doit spécifier s'il souhaite d'abord lettrer les montants les plus anciens ou les montants les plus grands.
Cette fonctionnalité divise l'écriture originale afin de pouvoir lettrer les montants. Il faut donc l'utiliser avec parcimonie car l'opération est compliquée à annuler.
Le cas d'un paiement débiteurs plus grand que le montant d'une facture est une limitation. Ce cas doit être géré en divisant le paiement dans le relevé bancaire.
Il existe 4 possibilités pour faire des lettrages manuels :
- Depuis un relevé bancaire confirmé en cliquant sur le bouton "traiter les exceptions" (n'affiche que les comptes fournisseurs ou débiteurs qui sont présent dans le relevé)
- Depuis le menu "Lettrage des exceptions" dans Comptabilité / Gestion des liquidités
- Depuis les écritures comptables, en filtrant sur un partenaire, le compte voulu et les écritures non-lettrées (voir capture ci-après)
- Depuis le menu Comptabilité / Tâches périodiques / Lettrage / Lettrage manuel
