La facture fournisseur sert à documenter les factures créanciers et à générer l'écriture comptable appropriée. Elle sert également de base à la génération de l'ordre de paiement qui permettra de donner l'ordre à la banque de payer cette facture.
Les informations de bases
- Fournisseur concerné.
- Numéro de facture fournisseur
- Référence du paiement (si le compte bancaire documenté dans le fournisseur est de type QR, le système forcera la référence QR), sinon référence libre. "La référence du paiement" est ce qui va être transmis à la banque.
- La date de la facture. Si le champ n'est pas rempli, le système prendra la date de la validation.
- Le compte créancier dans lequel le montant de la facture sera crédité.
- Le journal dans lequel la pièce comptable sera comptabilisée une fois créée. La personne responsable de ce journal pourra valider cette facture pour la faire avancer (nécessite le droit "responsable").
- Devise de la facture
- En cliquant sur "Ajouter des éléments", vous pouvez ajouter les articles à la facture
- L'article
- La description de l'article
- Le compte de charge
- Le compte analytique
- La quantité
- Le prix unitaire de l'article
- Le rabais appliqué par le fournisseur sur cette ligne de produit.
- La TVA
- Si le montant de la taxe est déjà compris dans le prix unitaire saisi, il faut utiliser une taxe libellée TTC (ex : 7.7% Achat TTC)
- Si le prix unitaire saisi correspond au montant hors taxe, il faut utiliser une taxe qui n'est pas libellée TTC (ex : 7.7% achat)
- Le montant total de la ligne
Note : Si la taxe n'existe pas dans votre base de données, merci de nous contacter afin qu'un membre de l'équipe crée cette dernière.
- Vous pouvez introduire une description
- Si cette case est cochée, la facture ne pourra pas être sélectionnée dans un ordre de paiement.
- Conditions de paiement : doit être configuré dans le partenaire pour être rempli automatiquement.
- La pièce comptable se remplira automatiquement lorsque la facture sera validée
L'onglet "Règlements" réunira toutes les écritures qui ont été lettrées avec cette facture, qu'il s'agisse de paiements ou de notes de crédits.
Comptabiliser une facture
Pour comptabiliser une facture, il faut appuyer sur le bouton "valider". Cette action passera la facture en statut "ouverte" et créera les écritures comptables appropriées.
Il est en tout temps possible de voir la pièce comptable créée en allant dans l'onglet autres informations.
Les prochaines étapes consistent à payer les factures (à l'aide d'un fichier pain.001) et les introduire dans un relevé bancaire afin de comptabiliser les écritures de paiement. Pour cela, consultez le chapitre "Effectuer le paiement des factures fournisseurs".