Le "relevé bancaire" est un outil très pratique pour le maintien de la comptabilité des liquidités. C'est l'objet qui représente en comptabilité dans CID ERP la réalité des mouvements sur votre compte bancaire. Cet outil sera utilisé pour comptabiliser tous vos mouvements bancaires de manière hautement automatisée :
- Encaissement et acquittement des factures clients
- Paiement et acquittement des factures fournisseurs
- Comptabilisation des autres mouvements (frais bancaire, transferts compte à compte, ordres permanents, etc.)
Nous vous recommandons vivement d'utiliser uniquement cette interface pour toute la gestion des pièces comptables liées à vos comptes de liquidités.
Vous pouvez accéder aux relevés bancaires en passant par Comptabilité / Gestion des liquidités / Relevés bancaires. Une fois ici, vous pouvez cliquer sur "Créer" afin de créer un nouveau relevé bancaire.
Les informations principales du relevé bancaire sont :
- Le nom du relevé : il peut être soit défini par l'utilisateur (par exemple décrire la période : UBS 01.01 - 10.01 2020 ou Mars 2020). S'il n'est pas rempli et que l'utilisateur laisse le "/" - le système numérotera chaque relevé automatiquement.
- Le journal de la banque concernée par les écritures1
- Date / période - lorsqu'on génère un relevé pour une période de plusieurs jours, il est recommandé de mettre la date de fin de la période. Chaque ligne d'opérations du relevé pour avoir une date individuelle qui fera foi en comptabilité.2
- Paiement de salaire : en cochant cette case, le relevé sera masqué pour les utilisateurs n'ayant pas accès aux données salariales
1 - Seuls les journaux de types "Banque et chèque" sont disponibles. Ces journaux ainsi que les comptes financiers liés en comptabilité se génèrent normalement automatiquement depuis la configuration des comptes bancaires de la société.
2 - Nous déconseillons fortement de mélanger des écritures de plusieurs périodes comptables (mois) dans un même relevé, des incohérences dans les rapports financiers peuvent en résulter.
On compte 4 possibilités pour générer les écritures bancaires en comptabilité :
| Type de fichier | Utilisation et avantages | Disponibilité et prérequis |
|---|---|---|
| Camt.054 | Fichier XML qui permet de télécharger depuis l'e-banking toutes les entrées de fonds BVR (dans le futur, QR facture). Le grand avantage est que les factures clients sont directement acquittées (lettrées) automatiquement. Seul les exceptions sont à traiter. | Disponible auprès de toutes les banques suisses. Nécessite cependant une activation BVR auprès de la banque, et avoir configuré Cid ERP pour la génération de facture BVR. |
| Camt.053 | Fichier XML qui permet de télécharger tous les mouvements bancaires (tous à l'exception des entrées BVR si le Camt.054 est activé) depuis l'e-banking. Le grand avantage est que le traitement des écritures est optimisé, l'intervention humaine très faible. | Disponible dans la plupart des banques. Nécessite souvent une demande d'activation auprès de la banque. |
Nous vous recommandons vivement de travailler avec les Camt.053 et Camt.054 en parallèle. C'est la méthode qui vous offrira le plus d'automatisation.
Dans le cas où vous n'employez pas les fichiers ISO, mais que vous utilisez CID ERP pour générer vos fichiers de paiements (factures fournisseurs, paiement de salaires) - il est recommandé d'utiliser cette fonction.
Afin d'importer les lignes des ordres de paiement, commencez par créer votre relevé bancaire. Pour ce faire, allez sous Comptabilité / Gestion des liquidités / Relevés bancaires et cliquez sur "Créer".
Le relevé bancaire se remplit comme suit :
- Définissez le nom de ce dernier
- Choisissez le journal en fonction du compte bancaire depuis lequel vous avez payé ces factures
- Remplissez la date à laquelle les paiements ont été effectués.
Cliquez ensuite sur le bouton "Import de lignes de paiement".
Sur la fenêtre qui s'ouvre, cliquez sur "Ajouter". Vous aurez ensuite la fenêtre suivante qui s'ouvre.
Sur cette fenêtre, ouvrez les filtres et regroupez les lignes par ordre de paiement.
Déployez les lignes de l'ordre de paiement pour lequel vous voulez créer le relevé bancaire et sélectionnez toutes les écritures. Vous pouvez ensuite cliquer sur "Sélectionner".
Cliquez ensuite sur "Ajouter" sur la fenêtre qui apparaît.
Vos factures sont maintenant dans le relevé bancaire. Vous pouvez dès lors l'enregistrer et le valider. Ceci aura pour effet de créer les écritures comptables nécessaires.
La dernière étape consist à contrôler que tous les lettrages soient bien corrects. Pour ce faire, cliquez sur "Lettrages à traiter". Si plus aucune ligne n'apparaît, le processus est terminé.
Dans le menu "Ajouter lignes de paiement" - vous ne verrez que des paiements qui sont dans des ordres de paiements et qui ne sont pas encore comptabilisé comme "payés". Pour retrouver plus facilement vos paiements, vous pouvez les grouper par "ordre de paiement" comme dans la petite animation ci-dessus.
Cette fonctionnalité permet d'aller chercher dans les factures clients et/ou fournisseurs (seulement qui ne sont pas déjà comptabilisées comme "payées") et permet de comptabiliser leur paiement.
Dans la barre de recherche, vous pouvez filtrer les factures sur le nom d'un client ou d'un fournisseur, sur des dates, des types de comptes (débiteurs, fournisseurs), etc.
Nous recommandons d'utiliser plutôt les options 1, ou 2, que celle-ci. Elle peut néanmoins être utile si vous n'utilisez ni les relevés ISO, ni les ordres de paiement depuis CID ERP. Dans ce cas-là nous vous recommandons de nous contacter pour augmenter l'automatisation des tâches.
Il existe toujours la possibilité d'ajouter des éléments manuellement. Nous vous recommandons de consulter le point suivant pour connaître quels champs remplir et comment les remplir correctement.
Une ligne en "vert" représente un paiement client ou fournisseur qui a pu être correctement acquitté (lettré) automatiquement par CID ERP. Une ligne "noire" représente soit une écriture de comptabilité générale (qui ne comprend donc pas d'attribution ou lettrage), soit un paiement client ou fournisseur qui n'a pas pu être acquitté (lettré) automatiquement.
- Date de l'écriture (sera aussi la date de comptabilisation). Dans le cas d'un import ISO ou de l'import d'une ligne de paiement, les dates sont automatiquement reprises.
- Libellé et Référence : contiennent des informations importantes sur la transaction (surtout si la transaction est importée depuis un Camt.053/054).
- Partenaire : devrait toujours être rempli lorsque l'écriture touche un client / fournisseur.
- Type : client, fournisseur, général
- Compte de contrepartie
- L'analytique ou la TVA si ces notions sont gérées directement sur une écriture de charge.
- Montant de l'écriture
Le concept de couleur a été introduit pour informer visuellement l'utilisateur de ce qui est traité correctement et ce qu'il lui reste à faire. Les éléments qui sont directement "vert" à l'import des fichiers ISO ou lors de l'import de ligne de paiement/factures n'ont pas à être revus. Les type "fournisseurs" et "clients" qui sont "noirs", passeront automatiquement en vert une fois les exceptions traitées (voir chapitre suivant). Les écritures "générales" peuvent être marquée comme traitée par l’utilisateur selon la capture ci-dessous :
Les éléments de base dans la vue formulaire :
- La date de l'écriture
- Libellé et référence : 2 champs contiennent des informations sur la transaction (lorsque téléchargée depuis un XML)
- Le client/fournisseur sur lequel est comptabilisé le versement/paiement. Automatique dans la majorité des cas.
- Le type de transaction
- Le compte de contrepartie, l'analytique et la TVA liée à l'écriture
- Le montant de la transaction : en positif pour les entrées et négatif pour les sorties
- La(les) pièce(s)-jointe(s) : peut s'avérer pratique car la pièce jointe sera automatiquement reprise dans la pièce comptable liée à cette transaction (idéal pour des tickets liés à des paiements maestro par exemple).
Lorsqu'il s'agit d'une écriture de type client/fournisseur en vert, les éléments suivants s'affichent :
- Bouton "en cours" : en cliquant, remet l'écriture en "noir" dans la vue
- "Voir lettrage" Permet de voir avec quel élément CID ERP a fait l'acquittement (lettrage)
- "Supprimer lettrage" Permet de supprimer l'acquittement (lettrage) automatique que CID ERP a fait.
Une fois que les lignes dans le relevé ont toutes été traitée, le relevé peut être passé au statut "confirmé", simplement en cliquant sur le bouton.
Il est normal que cette opération puisse prendre du temps, en arrière-plan CID ERP réalise des écritures comptables détaillées. Pour un grand nombre de transactions il faudra faire preuve d'un peu de patience. Vous pouvez toujours continuer à travailler dans un autre onglet.
Traiter les exceptions : les écritures de type "client" ou "fournisseurs" doivent être traitée après comptabilisation du relevé. Les versements ou paiement doivent si possible être attribués aux bonnes factures (acquittement ou lettrage).
Pour ce faire, cliquer sur le bouton "Lettrages à traiter" depuis le relevé bancaire.
On retrouve ensuite une vue qui affiche les partenaires (client et fournisseurs) qui sont présents dans le relevé bancaire d'origine et qui ont des éléments non lettrés. C'est dans cette vue qu'on va notamment se rendre pour traiter :
- Les différences à comptabiliser en escompte
- Les gains/pertes de change
- Le paiement d'un montant qui acquitte plusieurs éléments (plusieurs factures, paiements déjà comptabilisés, note de crédit, etc.)
Réconciliation/lettrage complet et avec un ajustement
La vue ci-dessous montre les exemples liés à notre relevé bancaire d'exemple utilisé plus haut.
- Paiement d'une facture fournisseur de "Digitec" (première ligne) - qui correspond en fait au montant près à la facture EXJ/2020/0041. Ceci est un cas d'exemple et ne se produirait normalement pas (si les montants correspondent au centime, CID ERP les lettre automatiquement).
- Paiement débiteur de 4'270.00 sur une facture de 4'277.85 - l'écart sera comptabilisé en escompte à titre d'exemple.
Afin de lettrer les éléments entre eux, il faut :
- Sélectionner les éléments
- Bouton "autres options" - "lettrer les écritures"
- Dans notre exemple 1, les montants sont les mêmes donc il n'y a pas d'ajustement à faire.
La même opération est à faire pour le deuxième cas, avec la différence qu'un ajustement devra être comptabilisé pour la différence entre le montant de la facture originale et le paiement. On doit donc "rapprocher avec un ajustement".
- Indiquer le journal sur lequel comptabiliser la différence d'ajustement
- Le compte financier (et éventuellement analytique)
- La date de comptabilisation de l'ajustement
- Le libellé
Pour les écritures de type "général" qui sont importées depuis un Camt.053, on peut attribuer des règles de comptabilisation automatique. Ceci s'applique notamment à des ordres permanents (leasings, loyers, etc.), des prélèvements direct, des frais bancaires, etc.
Ces écritures ont toujours une chaîne de caractère similaire soit dans le champ "référence", soit dans le champ "information".
Depuis Configuration / société / comptabilité / expressions régulières pour relevés bancaires
1. Rechercher dans champ - pour trouver les expressions qui se répètent, il faut analyser les champ "référence" et "info" des relevés bancaire précédent pour voir sous quelle forme l'information est exprimée.
2. On indique ici l'expression exactement telle qu'elle est importée.
3. On défini quel comptabilisation doit être faite (financière, analytique) et si de la TVA est touchée.
Il convient de bien contrôler au début le comportement de ces écritures et de porter une attention particulière en cas de changement des expressions.
Comme nous avons pu le voir, par défaut, CID ERP n'acquitte pas (ne lettre pas) un paiement avec une facture si les montants ne sont pas identique à 100%. Ceci peut être voulu dans certains cas, mais pour les entreprises qui travaillent avec des escomptes (accordés aux clients ou accordés par les fournisseurs), ou qui traitent de très grand volume de paiement, une tolérance devrait être appliquée afin de limiter le travail humain.
Pour configurer ces fonctionnalités, il faut se rendre dans Configuration/ Société/ Configuration / Comptabilité
1. On défini ici l'escompte maximum en % toléré pour un client, ainsi que sur quel compte ventiler cette différence.
2. On défini ici l'escompte maximum en % toléré pour un fournisseur, ainsi que sur quel compte ventiler cette différence.
Ce compte doit obligatoirement être défini dans : Configuration / Société / Configuration / Comptabilité
Si l'ordre de paiement (depuis Cid ERP) ou depuis les fonctionnalité a été coché "paiement de salaire" - la banque ne remonte aucun détail et donc à l'import du Camt.053 le système ne peut pas aller lettrer les écritures individuelles. Il faut donc éviter de cocher cette option.
Il peut arriver qu'un paiement global soit effectué, et que ce paiement concerne des factures réparties sur plusieurs partenaires différents dans Cid ERP. Dans ce cas, il convient de diviser manuellement ce paiement. Sans quoi, le traitement des exceptions ne pourra pas être fait correctement.
