Pour configurer une nouvelle règle salariale, il faut se rendre dans le menu Ressources Humaines / Configuration / Paye / Règles salariales.
Le droit "Responsable des ressources humaines" est nécessaire pour effectuer cette action.
La modification / création d'une règle salariale peut avoir de très lourdes conséquences sur l'intégrité des salaires et la transmission des données via le canal EML de Swissdec.
Veillez à toujours bien comprendre les actions effectuées ou à demander de l'aide si nécessaire.
Prenez également le temps de tester les règles modifiées / créées et contrôlez tous les éléments touchés par cette règle.
Partie générale
- Nom de la règle qui apparaîtra sur la fiche de salaire et dans les rapports. Vous pouvez mettre un nom à votre convenance.
- La catégorie de la règle se détermine de la manière suivante :
- "Cotisation employeur" pour toutes les règles représentant une part employeur
- "-" pour toutes les autres règles (attention, vous ne devez jamais créer de nouvelles catégories)
- Le code et la séquence de la règle servent à positionner la règle au bon endroit dans la fiche de salaire et dans le calcul. Pour déterminer le code de la règle, il faut vous baser sur la liste des autres règles existantes et déterminer un code libre pour intercaler votre règle à l'emplacement désiré. La séquence d'une cotisation employeur doit toujours être suivie de la chaîne de caractère "-c". La séquence d'une règle de catégorie "-" est la même que son code.
- Détermine si la règle apparaît sur la fiche de salaire ou non.
- Détermine si la règle est active ou non.
- Détermine si la règle apparaît ou non sur la fiche de salaire, même si son montant est nul.
Onglet "Calculation"
L'onglet "Calculation se présente comme suit.
Cet onglet se configure de la manière suivante :
- Choisissez le type de calculation. Vous avez le choix entre :
- Normal (salaire +/-) : ce type de calculation vous permettra d'utiliser la règle dans les détails des salaires +/-.
- Salaire mensuel: salaire indiqué au pourcentage d'activité (méthode standard) : cette calculation va calculer le salaire mensuel selon le pourcentage défini dans le contrat de travail.
- Salaire mensuel: salaire indiqué à 100% : ce type de calculation va afficher le salaire à 100% sur le bulletin de salaire.
- 13ème salaire: basé sur les jours de travail (méthode standard) : ce type de calculation va effectuer en calcul au prorata des jours travaillés pour déterminer le 13ème salaire.
- 13ème salaire: basé sur les provisions : avec ce type de calculation, le 13ème salaire va être calculé selon les provisions faites par le système. L'utilisation de cette règle va afficher un nouveau champ dans lequel vous pourrez sélectionner la ou les règles salariales définissant le montant de base.
- Pourcentage défini dans contrat/convention : L'utilisation de cette règle va afficher un nouveau champ dans lequel vous pourrez sélectionner la ou les règles salariales définissant le montant de base.
- Pourcentage défini par une autre règle : avec ce type, vous pourrez défini un montant basé sur une autre règle salariale. En utilisant ce type de calculation, vous aurez un champ où vous pourrez renseigner la ou les règles définissant le montant de base ainsi que la ou les règles définissant le pourcentage.
- Imputation de provision: 13ème salaire : l'utilisation de ce type définit la règle comme étant une provision pour 13ème salaire.
- Imputation de provision: charges sociales 13ème salaire : l'utilisation de ce type définit la règle comme étant une provision pour les charges sociales sur 13ème salaire. Vous pourrez ensuite définir si une ou des règles définissent le pourcentage.
- Extourne de provision : ce type de calculation va définir une règle salariale comme extourne. Vous pourrez ensuite définir la ou les règles salariales définissant le montant de base à extourner.
- Prorata sur taux d'activité : ce type de calculation va utiliser le taux d'activité comme pourcentage de base pour un calcul.
- Allocation familiale employeur : ce type de calculation défini la règle comme étant une allocation familiale à la charge de l'employeur.
- Système : ce type de calculation est utilisé par le système uniquement.
- Indéfini : ce type de calculation ne doit pas être utilisé.
- Le code Python détaille, de manière technique, le calcul pour cette règle salariale.
Onglet "Type de salaire"
- Détermine le signe de la règle (déduction "-" ou ajout "+")
- Détermine si la règle doit avoir un impact sur le salaire brut ou le salaire payé (net). Il ne faut en aucun cas cocher les deux cases à la fois
- Détermine le type d'affichage de la règle sur la fiche de salaire :
- Si rien n'est coché : seul le montant est affiché sur la fiche de salaire
- Si "Afficher comme montant" est coché : le salaire déterminant, le pourcentage et le montant de la règle sont affichés (comme pour la règle déduction AVS par exemple)
- Si "Afficher comme heure" est coché : le salaire déterminant suivi de "h", le taux suivi de "CHF/h" et le montant de la règle sont affichés
- Détermine si la règle doit être prise en compte dans le calcul du 13ème salaire.
- Détermine dans quelle catégorie sur la fiche de paie la règle doit être affichée. Cela permet de mettre en page les fiche de salaire.
- Permet de choisir si nous voulons pouvoir utiliser cette règle salariale sur les fiches de correction ou non.
- Détermine si la règle doit être prise en compte pour le calcul des salaires déterminants des différentes assurances nommées.
- Gestion de la prévoyance professionnelle
- LPP probable : à cocher, si la règle représente un montant soumis à la LPP qui peut être déterminé lors de l'annonce des salaires prévisionnels de l'année (par exemple : le salaire mensuel)
- Coefficient LPP : A remplir uniquement si LPP probable est coché. Détermine le nombre d'occurrences de la règle par année (en général 12 ou 13). Dans le cas d'un salaire mensuel payé 13 fois durant l'année il faut remplir le champ avec le nombre 13.
- LPP rétroactive : à cocher si la règle représente un montant soumis à la LPP qui ne peut pas pas être déterminée lors de l'annonce des salaires prévisionnels de l'année (par exemple un bonus).
- LPP heure : à cocher si votre LPP a besoin du pourcentage de travail de l'employé pour calculer le salaire coordonné de l'employé et que la règle représente un montant basé sur des heures effectuées.
- Gestion de l'impôt à la source
- IS : à cocher si la règle entre en compte dans le calcul du salaire déterminant pour l'impôt à la source
- IS montant périodique : à cocher si la règle représente un montant qui revient de manière périodique et qui est soumis à l'impôt à la source (comme le salaire mensuel).
- IS montant payé chaque mois :
- IS la quantité constitue une heure :
- Détail IS : basez-vous sur le fichier "detail_is_stat.pdf" pour entrer la bonne valeur
- Certificat de salaire
- Certificat de salaire : entrez le chapitre du certificat de salaire annuel dans lequel le montant de la règle doit être pris en compte (Cf. D'aide de la confédération ou FAQ conférence suisse des impôts)
- Certificat de salaire 2 :
- Remarque sur le certificat de salaire : vous pouvez, ici, renseigner une remarque qui s'affichera sous le champ "Remarques" du certificat de salaire. Si cela est renseigné, le système va prendre le montant total de la règle pour l'année et indiquer le montant à la suite de la remarque.
- Gestion de la statistique de l'Office Fédéral de la Statistique. Basez-vous sur le fichier "detail_stat.pdf" pour déterminer les bonnes valeurs. Si la règle représente un montant calculé sur la base d'heures effectuées, il faut également remplir le champ "..., heure" avec F1 ou F2 sinon les champs "..., heure" doivent rester vides.
- Détermine si la règle doit être prise ne compte dans la garantie du net ou si la règle corrige la garantie du net.
- Uniquement pour les règles de base des assurances. Laissez ce champ vide
Onglet "Comptabilité"
- Cette coche est cochée par défaut et indique au système que la règle nécessite des comptes financiers pour pouvoir créer la pièce comptable de manière correcte lors de la confirmation des salaires. Il est très peu probable que vous deviez décocher cette case pour une règle que vous créez à la main.
- Si vous désirez reprendre le compte de débit défini dans la structure salariale, cochez cette case.
- Indiquez le compte de débit dans lequel la règle va devoir se comptabiliser.
- Si vous désirez reprendre le compte de crédit défini dans la structure salariale, cochez cette case.
- Indiquez le compte de crédit dans lequel la règle va devoir se comptabiliser.
- Si la règle doit être soumise à la TVA (par exemple certaines parts privées), indiquer le taux approprié. La TVA choisie doit être une taxe de type vente et TTC
- En cochant cette case, la règle na va pas apparaître dans la comptabilité analytique.
- Vous pouvez remplir ce champ pour forcer un compte analytique sur la règle. Cette fonction est rarement utilisée, car elle supplante à la définition des distributions analytiques présentes dans le contrat de l'employé.
- En cochant cette case, le système va prendre le compte au crédit pour l'analytique, et pas le compte au débit comme par défaut.
- Vous pouvez spécifier des règles salariales sur lesquelles cette nouvelle règle doit se baser afin de ventiler l'analytique.
Onglet "Structures salariales"
- Vous pouvez ajouter les structures salariales pour lesquelles cette règle est accessible. Par défaut, aucune structure n'est sélectionnée.
Si aucune structure n'est sélectionnée, la règle ne pourra pas être utilisée.
Pour contrôler la configuration d'une règle salariale, une bonne pratique consiste à comparer sa configuration avec une règle similaire qui était déjà présente dans le système.