De manière ponctuelle, l'OFS demande de transmettre des statistiques sur les salaires. Vous avez la possibilité de transmettre ces dernières depuis CID ERP directement.
Afin de créer le fichier de statistiques, rendez-vous sous RH / Tâches périodiques / Transmission XML Swissdec. Ici, vous pourrez cliquer sur "Créer" afin de créer une nouvelle transmission.
La fenêtre qui s'ouvre se remplit alors comme suit.
- Spécifiez les dates de la statistique. Quand bien même elle est demandée, par exemple, pour le mois d'octobre 2022, il est nécessaire d'insérer les dates du 01.01.2022 au 31.12.2022.
- Cochez la case "Statistiques"
- Sous employés, cliquez sur "Ajouter" et sélectionnez la totalité des employés. Attention à la pagination pour être certain d'avoir pris tous les employés.
Suite à cela, vous pouvez cliquer sur "Enregistrer" et sur "Calculer les données".
Suite à cela, vous pouvez cliquer sur "Générer le XML". Cette étape peut prendre quelques minutes car CID ERP doit compiler toutes les données pour créer le fichier.
Une fois que ce dernier est généré, vous pourrez alors cliquer sur "Transmettre le XML".
Lorsque le XML est transmis, vous pouvez alors faire la demande de statut en cliquant sur le bouton "Demande de statut".
Suite à cela, vous aurez le message concernant la complétion. Ce message est celui illustré ci-dessous.
Cela veut dire qu'il est nécessaire d'aller sur le portail de l'OFS pour valider les données avant la transmission finale.
C'est également à cette étape que vous aurez potentiellement une liste concernant les employés posant problème pour la transmission.
Allez alors sous l'onglet "Demande de statut" et cliquez sur la ligne, comme sur l'image ci-dessous. Cliquez ensuite sur l'URL indiquée dans la fenêtre qui s'ouvre. Vous serez alors redirigés sur le portail de l'OFS.
Sur la page qui s'ouvre, il sera nécessaire de regarder les lignes contenant un X dans la colonne "Taux d'erreur toléré dépassé" ; ce sont ces lignes qui bloquent la transmission.
Dans la colonne "Numéro de personnel avec erreur", vous trouverez la liste des personnes provoquant ces erreurs. Les numéros présents dans cette colonne correspondent aux ID des employés dans CID ERP.
Pour la suite des opérations, retournez sur CID ERP, annulez la transmission des statistiques, et cliquez sur "Autres options - Dupliquer". Une fois la transmission dupliquée, vous pourrez supprimer celle qui a été annulée.
La manipulation à faire maintenant est d'aller sur la nouvelle transmission et de supprimer tous les employés ayant posé problème dans la transmission. Pour ce faire, cliquez sur la poubelle tout à droit de la ligne.
Une fois tous les employés posant problème dans la statistique supprimés, vous pouvez enregistrer la transmission et recommencer le processus et calculant les données, puis en générant le XML et ainsi de suite, jusqu'à revenir à l'étape de la complétion.
Il arrive que, lorsque vous retournez sur le portail de l'OFS après la deuxième transmission, il y ait de nouveau des employés posant problème. Répétez alors l'opération jusqu'à ce qu'il n'y ait plus de lignes avec un X dans la colonne "Taux d'erreur toléré dépassé (X)".
Une fois ce résultat atteint, vous pourrez alors libérer le fichier sur le portail de l'OFS, comme sur l'image ci-dessous.
Suite à cela, vous pouvez revenir sur CID ERP et cliquer sur le bouton "Demande de résultat".
Pour finir, vous pourrez cliquer sur "Terminer" afin de terminer le processus.