Le contrat est un élément nécessaire pour pouvoir sauvegarder un employé.
- Un employé ne peut avoir qu'un contrat en cours pour la même période. Il peut, cependant, avoir des contrats non-principaux. Pour cela, référez-vous à cette documentation.
Les informations principales
Cette fenêtre se remplit comme suit :
- Référence libre pour identifier le contrat.
- Lien vers l'employé concerné par ce contrat.
- Cette coche permet de définir si le présent contrat est le principal ou non.
- Ce profil est le profil pour les assurances et les taxes. Vous trouverez plus d'information à ce sujet sur cette documentation.
- Vous pouvez, ici, définir le type de contrat.
- Choisissez la convention légale concernée par cet employé. Vous trouverez plus d'informations à ce sujet sur cette documentation.
- Vous avez l'indication du taux d'occupation. Pour le modifier, allez sous l'onglet "Département".
- Vous avez la possibilité de définir un calendrier pour ce contrat.
- Renseignez ici la structure salariale concernée par cet employé.
- Dans le cas d'un nouveau contrat, vous pouvez lier le précédent contrat à l'actuel.
- S'il y a une période d'essai, vous pouvez la spécifier ici.
- Renseignez la durée du contrat. S'il s'agit d'un CDI, laissez la deuxième case vide.
- En cas de cessation du contrat, vous pouvez indiquer le motif de résiliation. Si c'est un changement de contrat, il est important que, sur l'ancien contrat, il figure "Continuation".
- Vous trouverez ici le salaire. En cas de changement, cliquez sur "Ajouter un élément+ afin d'ajouter une ligne.
- En cliquant sur "Créer une nouvelle période", le présent contrat sera clôturé et dupliqué avec une nouvelle date de début. Lors de changements sur le contrat, c'est cette fonction qu'il faut utiliser.
Cet onglet se remplit comme suit :
- Choisissez le titre du poste de travail
- Le type de poste est un prérequis Swissdec obligatoire, il sert notamment à des fins statistiques.
- Vous pouvez renseigner le cahier des charges du contrat dans ce champ
Grâce aux informations documentées dans cet onglet, il est possible d'imprimer un contrat de travail depuis l'onglet "Imprimer" de l'objet.
L'onglet "Département" se présente comme suit.
- Spécifier le journal dans lequel vous souhaitez comptabiliser les écritures de salaires pour ce contrat. D'une manière générale, vous pouvez laisser le journal des salaires.
- Vous retrouverez, dans ces lignes, toutes les affectations dans les différents départements
Lorsque vous cliquez sur une ligne de département, vous aurez la fenêtre suivante qui s'ouvre.
Cette fenêtre se remplit comme suit :
- Définissez le département concerné
- Choisissez le compte analytique dans lequel imputer les salaires liés à ce contrat
- Renseignez le taux d'occupation au sein de ce département
- Vous pouvez renseigner un nombre d'heures hebdomadaires. Ceci n'est utile qu'à des fins statistiques. CID ERP se base sur les heures inscrites dans la convention légale.
La notion de département est une notion fondamentale dans Swissdec. Il est préférable d'avoir configuré au préalable la hiérarchie des départements.
L'onglet "Assurances" se présente comme suit. C'est dans cet onglet que toutes les assurances (AVS, AI, LPP, IJM, ...) vont être configurées.
- Vous retrouvez dans les lignes d'assurances la configuration des différentes assurances pour le contrat.
Lorsque vous cliquez sur une ligne d'assurance, vous aurez la fenêtre suivante qui s'ouvre.
Cette fenêtre se configure comme suit :
- Spécifiez la date de début
- Si le contrat possède une date de fin, cette dernière se trouvera là. Cela est également valable si des assurances changent à une certaine date.
- Vous pouvez renseigner une description pour la solution d'assurance
- Vous retrouvez un onglet par type d'assurance. Chacune de ces assurances doit être configurée. Toutes ces assurances doivent avoir été configurées au préalable, faute de quoi, il ne sera pas possible de continuer, car les assurances ne peuvent pas être configurées à la volée depuis le contrat.
- Vous retrouvez ici toutes les lignes d'assurances.
Les assurances suivantes sont obligatoires et au moins une ligne doit être présente et remplie dans la grille :
- AVS / AC / ACC
- CAF
- LAA
- LPP
Les assurances IJM ainsi que les LAAC sont des assurances facultatives.
L'onglet "Taxes" se présente comme suit. C'est via cet onglet que vous pourrez configurer des éléments spécifiques pour le certificat de salaire.
C'est également à cet endroit que vous pourrez configurer les données pour l'impôt à la source.
Par défaut, tous les éléments cochés dans la convention légale liée s'appliquent à l'employé. Il n'y a aucune possibilité de déroger à cette règle. Par contre, il est possible de cocher dans le contrat des éléments en plus ceux de la convention légale.
Les éléments requis pour l'impôt à la source sont les suivants :
- Confession
- Information si cette activité est son activité principale et si c'est la seule. Si l'employé dispose d'autres activités, il est nécessaire d'avoir les informations dessus, comme la date de début et de fin, l'employeur, le taux d'occupation et le salaire IS.
- La résidence, à savoir s'il vit en Suisse, s'il rentre tous les soirs dans son pays ou s'il rentre tous les week-ends.
- S'il est marié, il est nécessaire d'avoir le nom, le prénom, la date de naissance, le numéro AVS et l'activité professionnelle de la femme.
L'onglet "Salaire +/-" se présente comme suit.
Cet onglet se configure comme suit :
- En cliquant sur ce bouton, vous vous retrouvez sur la page RH / Ressources humaines / Détails contrat / Détails des salaires +/-, avec un filtre mis sur le contrat de la personne sur laquelle vous étiez.
- Vous pouvez créer des listes de règles salariales et les importer en lot dans ces lignes.
- Vous retrouverez, dans ces lignes les différents détails des salaires +/- pour ce contrat. Vous pouvez, en cliquant sur "Ajouter un élément", ajouter des règles salariales.
Si vous faites un paiement après départ, c'est dans ces lignes que vous devrez venir ajouter les éléments de salaire. Vous trouverez plus d'informations sur cette documentation.
L'onglet "Paiement" se présente comme suit.
Cet onglet se remplit de la manière suivante :
- Spécifiez la date de début de la saisie
- Si une date de fin est connue, vous pouvez la spécifier
- Sélectionnez le partenaire lié à ce paiement, comme, par exemple, l'Office des Poursuites de la Sarine.
- La communication sera, dans le cas d'une retenue pour l'Office des Poursuites, la référence QR.
- Dans le type de communication, vous pouvez choisir :
- Normal : ce sera un libellé de paiement bancaire standard
- Référence BVR : vous pourrez indiquer la référence BVR, dans le cas d'une retenue pour l'Office des Poursuites, par exemple
- Référence QR : vous pourrez indiquer la référence QR, dans le cas d'une retenue pour l'Office des Poursuites, par exemple
- Dans le type de montant, vous pouvez choisir :
- Un pourcentage
- Le montant net à laisser par mois à l'employé
- Le montant à lui déduire mensuellement
- Renseignez le montant voulu
Le paiement du salaire à l'employé ne doit pas être fait via cet onglet.
L'onglet "Déclaration LPP" se présente comme suit.
Cet onglet sert à configurer une retenue LPP fixe, basée sur un montant annuel.