Avant de calculer les provisions pour les vacances et les heures supplémentaires, il faut configurer les comptes de provisions sous Configuration / Sociétés / Configuration / Comptabilité
Créer les provisions pour les vacances et les heures supplémentaires
Afin de calculer les provisions pour les heures supplémentaires, vous pouvez aller sous RH / Tâches périodiques / Présence/congé / Provisions vacances/heures.
En cliquant sur ce menu, vous aurez un wizard qui s'ouvre afin de configurer le calcul des provisions.
Si vous souhaitez calculer les provisions pour les vacances et les heures supplémentaires de manière mensuelle, vous devrez alors effectuer cette opération mensuellement.
CID ERP va chercher, pour chaque employé, les différents contrats actifs et détermine un taux d'occupation global par employé. S'il y a un contrat en salaire horaire, CID ERP ne va pas calculer de provision.
Voici les informations à rentrer sur le wizard qui apparaît :
- Exercice. Vous devez définir l'exercice sur lequel vous souhaitez calculer les provisions pour les vacances et les heures supplémentaires.
- Période de fin. Vous devez définir la période pour laquelle vous voulez calculer ces provisions. SI vous souhaitez les calculer pour le mois d'avril, vous renseignerez alors avril comme période de fin.
- Journal. Vous devez définir dans quel journal vous souhaitez comptabiliser les provisions pour les vacances et les heures supplémentaires.
- Employés. Vous pouvez choisir les employés pour lesquels vous voulez calculer les provisions.
Lorsque vous cliquez sur "Générer les provisions", les écritures vont se faire de manière automatique. Bien-entendu, plus vous avez d'employés, plus cela prendra du temps.
CID ERP va créer la pièce comptable et les écritures de provisions pour les vacances et les heures supplémentaires séparément par employé et par compte analytique afin que les différentes provisions puissent facilement être analysées.
Pour le calcul des provisions de vacances, CID ERP va calculer les choses en deux temps. Il va, en premier, calculer le nombre de jours de vacances disponibles comme suit :
- CID ERP prend les allocations validées allant du début de l'exercice sélectionné dans le wizard jusqu'à la période de fin renseignée dans le wizard
- Pour l'augmentation du nombre de jours, CID ERP prend le nombre de jours de vacances total moins le nombre de jours de vacances reportés. Il va ensuite multiplier cela par le nombre de mois entre le début de l'exercice et la période de fin renseignée dans le wizard. Il va ensuite diviser le tout par 12 mois et ajouter le nombre de jours de vacances reportés. Cela donne le calcul suivant :
- [(Nombre de jours de vacances total - Nombre de jours de vacances reporté) * Nombre de mois jusqu'à la période de fin du wizard / 12] + Nombre de jours de vacances reportés
- A ce stade, le nombre de jours sera calculé.
- Ensuite, CID ERP va prendre les vacances validées allant du début de l'exercice sélectionné dans le wizard jusqu'à la période de fin renseignée dans le wizard, en excluant toutes les allocations qui sont de type balance.
- S'il y a des vacances validées qui se terminent après la période de fin du wizard, CID ERP va calculer le nombre de jours de vacances au jour près.
- Après avoir calculé le nombre de jours exact, CID ERP va répartir ces jours en fonction du taux d'occupation des comptes analytiques des contrats et du taux d'occupation global.
CID ERP aura alors calculé le nombre de jours de vacances effectivement disponible, par employé et par compte analytique, avec une répartition avec le taux d'occupation. CID ERP va maintenant calculer le montant à provisionner en comptabilité selon le calcul suivant :
- Le montant en CHF est déterminé en prenant le nombre de jours de vacances selon le compte analytique multiplié par le montant journalier, défini dans l'employé.
Pour le calcul des provisions des heures supplémentaires, CID ERP va calculer les choses en deux temps. Il va, en premier, calculer le nombre d'heures supplémentaires comme suit :
- CID ERP se base sur le solde de présence et les taux des heures supplémentaires qui comprennent des heures avec des taux majorés. à savoir les heures payées à 100%, à 125%, à 150% et à 200%.
- Un tableau récapitulatif des heures supplémentaires, les heures payées et les heures compensées va être créé en arrière-plan. Ce tableau est semblable à celui disponible sous RH / Suivi d'activité / Solde des h. supp.
- Ensuite, CID ERP va calculer, pour chacun des taux, le nombre d'heures effectif en prenant le total des heures supplémentaires, soustrait du nombre d'heures compensées. A ce nombre va encore être déduit le nombre d'heures payées. Ainsi, CID ERP aura calculé le nombre d'heures supplémentaires effectif.
- Si le nombre d'heures supplémentaires est négatif, CID ERP va appliquer le ratio à appliquer sur les heures négatives dans le calcul des provisions. Ce ratio est configurable sous RH / Configuration / Contrat / Conventions légales / Vacances
Maintenant que le nombre d'heures supplémentaires ouvertes est calculé, CID ERP va les valoriser afin de créer la provision. Pour ce faire, il va faire le calcul suivant :
- Le montant en CHF est déterminé en prenant le nombre d'heures effectif selon le compte analytique, multiplié par le montant horaire pour les provisions d'heure, multiplié par le taux de majoration des heures supplémentaire, divisé par cent. Cela donne le calcul suivant :
- Nombre d'heures supplémentaires * Montant horaire pour les provisions d'heures * Taux d'occupation selon répartition analytique * Taux [100%, 125%, 150%, 200%] / 100
Pour les extournes, le système prend les écritures de provisions, inverse le débit et le crédit et les comptabilise.
Ces écritures sont faites chaque début de mois afin de remettre les provisions à zéro avant de faire les écritures de provisions suivantes.