Lorsque vos collaborateurs sont empêchés de travailler, vous recevez des indemnités de vos assurances pour la couverture du salaire de l'employé absent :

• Indemnités LAA en cas d'accident 
• Indemnités IJM en cas de maladie
• Indemnités Maternité 
• Indemnités APG (service civil ou militaire)

Ces indemnités doivent normalement être déclarées sur le bulletin de paie de l'employé via des variables +/- (règles de salaire).

Cet article donne plusieurs méthodes afin de gérer dans Cid le versement de ces indemnités.

Lorsque vous recevez la décision de l'assurance (nombre de jours, indemnité journalière) il faut que les montants apparaissent sur le bulletin de l'employé.

En général, on utilise dans Cid deux règles : la règle concernant l'indemnité (2030 pour l'accident, 2035 pour la maladie, etc.) et la règle de correction d'indemnités de tiers, étant généralement la 2050.

Il existe deux moyens pour la gestion de ces règles. Soit les deux règles sont définies sans comptes financiers, et les diminutions de charges salariales sont comptabilisées manuellement via le paiement des indemnités sur le compte bancaire, soit la règle 2050 correction indemnités tiers est définie avec un compte Salaire à payer au débit et un compte Charge de salaire au crédit.

Les deux possibilité sont détaillées dans un exemple fictif ci-dessous :

Cas 1 : les comptabilisations sont gérées via les règles.

Monsieur Dupont était en arrêt accident à 100% durant le mois de novembre 2018. Son salaire est assuré à hauteur de 80%. La caisse accident de l'entreprise, la SUVA, décide qu'elle versera un montant de 4'000 CHF à l'entreprise. Le contrat stipule que l'employeur paie le salaire à 100% au collaborateur en arrêt accident.

1. La règle 2030 est paramétrée avec des comptes financiers. Au débit, on défini un compte d'actif de montant d'indemnité à recevoir (ce compte sera balancé lorsque l'assurance versera les montants correspondant). Le compte de crédit étant le compte d'attente des salaires à payer.

2. La règle 2050 est paramétrée avec des comptes financiers. Au débit, on défini  le compte de salaire à payer (afin d'annuler l'écriture de la règle 2030) et au crédit, le compte de charge de salaire (l'assurance couvre 4'000 CHF du salaire de Monsieur Dupont durant la période).

3. Sur le bulletin de salaire, le montant de l'indemnité versée est affiché

4. Le même montant est corrigé par la règle 2050 (le salaire de Monsieur Dupont n'est ainsi pas impacté).

5. Les déductions sociales se font seulement sur la différence entre le salaire brut de Monsieur Dupont et l'indemnité reçue. En effet, les indemnités journalières ne sont pas soumises aux charges sociales.

Au niveau comptable : 

6. La charge salariale de l'employé de 5'000 CHF est réduite à 1'000 CHF (part non-couverte par l'assureur). 

7. L'assurance accident nous doit 4'000 CHF (montant inscrit au bilan qui sera remis à zéro une fois le paiement reçu).

8. Le salaire est versé à l'employé. Le montant net peut être légèrement plus élevé qu'habituellement puisque le montant d'indemnité n'est pas soumis aux cotisations.

Cas 2 : les règles d'indemnités ne génèrent aucunes écritures comptables 

Monsieur Dupont était en arrêt accident à 100% durant le mois de novembre 2018. Son salaire est assuré à hauteur de 80%. La caisse accident de l'entreprise, la SUVA, verse donc un montant de 4'000 CHF à l'entreprise. Le contrat stipule que l'employeur paie le salaire à 100% au collaborateur en arrêt accident.

1. La règle 2030 est définie sans comptes financiers (la coche "requiert un compte financier" est désactivée).

2. Idem pour la règle 2050.

3. Sur le bulletin de salaire, le montant de l'indemnité versée est affiché

4. Le même montant est corrigé par la règle 2050 (le salaire de Monsieur Dupont n'est ainsi pas impacté).

5. Les déductions sociales se font seulement sur la différence entre le salaire brut de Monsieur Dupont et l'indemnité reçue. En effet, les indemnités journalières ne sont pas soumises aux charges sociales.

Au niveau comptable : 

6. La charge salariale de l'employée de 5'000 CHF reste la même. 

7. Le salaire est versé à l'employé. Le montant net peut être légèrement plus élevé qu'habituellement puisque le montant d'indemnité n'est pas soumis aux cotisations.

Dans ce cas la diminution de la charge du montant de 4'000 CHF (couverture assurance) ne sera que comptabilisée une fois le montant reçu, comme dans l'exemple ci-dessous :

Les deux méthodes sont correctes. La n° 1 a l'avantage de corriger la charge salariale directement (donc sur la période en cours) mais nécessite plus de paramètres au niveau des règles. Aussi, elle fonctionne uniquement si le compte financier de salaire est le même pour tous les employés (par exemple le compte 5000).

La n° 2 est plus facilement configurable et permet de ventiler la diminution de charge sur différents comptes financiers si besoin, par contre elle peut différer sur la période, notamment si l'assurance verse la somme le mois d'après, mais une écriture transitoire est aussi toujours possible.

Lorsque le contrat stipule que l'employeur ne verse que les indemnités reçues, soit généralement 80% du salaire assuré : il conviendra encore d'utiliser une règle du type "correction salaire mensuel" pour réduire la part non couverte par l'assurance.

En cas de doutes pour le choix de la méthode, la création des règles ou les configurations, n'hésitez pas à contacter notre support.