La génération et la transmission du XML Swissdec permet de communiquer directement avec les différents partenaires sociaux (AVS, LAA, LAAC, IJM, etc.).
En préambule, assurez-vous auprès de vos partenaires que ces derniers sont aptes à recevoir et à traiter les transmissions Swissdec. Dans le cas contraire vous pourrez aller jusqu'à l'étape de la transmission XML afin d'avoir accès au rapport, mais ne pourrez pas transmettre l'information.
En cas de transmission, il est primordial de s'assurer que les données soient correctement saisies dans les assurances, leurs solutions et leurs taux (No de Police, No d'assuré, No de caisse, etc.).
Allez sous RH / Tâches périodiques / Transmission XML Swissdec et cliquez sur "Créer".
Vous ne pouvez effectuer une transmission que pour un domaine d'assurance à la fois, hormis si votre caisse AVS et assureur CAF sont les mêmes.
Cela fait que vous aurez une transmission AVS, AI AC, une transmission IJM, une transmission LAA et ainsi de suite.
- Documentez la date de début et la date de fin de la période RH (l'année) à transmettre.
- Cochez la case AVS et sélectionnez l'option "Déclaration globale". L'option "Déclaration individuelle" est utilisée pour transmettre les mutations de personnel ou les changements de salaires.
- Cliquez sur le bouton "Ajouter" pour sélectionner les Caisses CAF auxquelles transmettre (en règle général il n'y a qu'une caisse).
- Cochez les domaines pour lesquelles vous avez souscrit des assurances.
- Très peu de caisses LPP sont actuellement connectées à Swissdec. Si la votre l'est, vous pouvez sélectionner ce domaine.
- Ce domaine servira à générer et transmettre les certificats de salaire des employés.
- Ce domaine servira à transmettre à l'OFS les éléments de la statistique annuelle (il faut contrôler que le numéro "REE" soit documenté correctement dans le département parent de la société).
- L'impôt à la source est transmis sur une base mensuelle. Par conséquent il faut créer une transmission pour le mois de décembre comme vous l'avez fait pour les mois précédents.
- Vous pouvez choisir de transmettre cela uniquement pour quelques employés. Si vous ne renseignez rien, les déclarations seront faites pour tous les employés.
- Ces cases ne sont pas à cocher, elles servent en cas de test. La case EIV permet aux assureurs non connectés de vous permettre de déposer des documents "EIV" sur son portail.
Une fois cela fait, vous pouvez cliquer sur le bouton "Calculer les données" et une fois le statut "Données calculées" atteint, cliquez sur le bouton "Générer le XML". Attention, il ne faut générer qu'un fichier XML à la fois .
En cas d'erreur, cette dernière est remontée dans le champ "Message d'erreur génération" qui se trouve dans l'onglet "Transmission"
Si votre caisse AVS est également votre assureur CAF, il est très fréquent que vous ne receviez une réponse que sur la partie AVS, bien que la partie CAF ait également été transmise.
En cas de doute sur la réception des données, nous vous invitons à prendre contact avec votre caisse AVS pour vous assurer que tout ait bien été reçu et traité.
Le processus de génération peut prendre un certain temps. C'est pourquoi il s'effectue en arrière-plan.
Pendant la génération vous pouvez utiliser CID ERP normalement. N'oubliez pas de revenir régulièrement dans le menu pour contrôler l'avancement. (vous pouvez toujours cliquer sur le bouton de la vue formulaire pour rafraîchir les données)
Une fois le XML généré, les rapports officiels de Swissdec sont joints à la transmission et téléchargeables.
Les données doivent impérativement être contrôlées grâce au rapport avant de transmettre le XML !
En cas d'erreur, il faut effectuer les corrections dans le logiciel, supprimer la transmission et recommencer le processus depuis le début.
Une fois les contrôles effectués, vous pouvez cliquer sur le bouton "Transmettre le XML" pour transmettre les données.
Une fois les données transmises, de nouveaux onglets apparaissent. Il est possible de voir s'il y a eu des erreurs de transmission dans l'onglet "Demande de statut" grâce au champ "Message d'erreur de génération".
Transmission de la LPP
La transmission de la LPP via Swissdec n'est pour le moment pas possible. Cependant, vos pouvez préparer le fichier dans CID ERP, puis le transmettre par courriel à votre assureur.
Le processus pour préparer la transmission XML pour la LPP est différent des autres transmissions. En effet, pour transmettre les données de l'année précédente, il faut mettre l'année actuelle dans les dates.
Par exemple, si nous voulons transmettre les chiffres, entrées et sorties de l'année 2024, nous allons renseigner les dates 2025 dans la transmission.
Pour créer cette transmission, allez sous RH / Tâches périodiques / Transmission XML Swissdec et cliquez sur "Créer". Ici, dans date de début et date de fin, vous pourrez indiquer le 01.01. de l'année actuelle et le 31.12. Cochez ensuite la case LPP et choisissez "Déclaration globale". Dans la date valeur, vous pourrez indiquer le 01.01. de l'année courante.
Une fois que vous avez configuré votre transmission, vous pouvez calculer les données et générer le XML. Vous pourrez alors aller chercher le PDF dans les pièces jointes pour le transmettre à votre assureur.
Demande de complétion
Afin de terminer le processus certains assureurs demandent de confirmer les données sur leur propre plateforme. Ceci s'appelle la demande de complétion. Dans ce cas, vous aurez un message d'erreur spécifiant une demande de complétion.
L'assureur vous fourni alors un lien vers sa plateforme. Pour le voir, il faut cliquer sur la ligne de complétion dans l'onglet demande de statut
Lorsque vous transmettez les impôts à la source, certains cantons, comme le canton de Vaud, vont contrôler les données avant de renvoyer un statut "Terminé". Cela peut prendre quelques jours.