Vous trouverez ci-dessous un mémento qui résume les modifications à entreprendre dans CID ERP par type d'activité, afin d'assurer une bonne transition vers la nouvelle année.
Voici quelques actions à entreprendre pour le domaine comptable.
Le système, pour autant qu'une période fiscale de la nouvelle année n'ait pas déjà été créée par l'utilisateur, va automatiquement créer la période fiscale en cours (2023) entre le 1er et le 7 janvier. L'exercice et les périodes comptables mensuelles sont simultanément créés.
Vous pouvez également créer le nouvel exercice manuellement. Pour ce faire, rendez-vous dans le menu Comptabilité / Configuration / Périodes / Exercices / Créer.
- Les champs exercice et code sont à compléter avec l'année (2023);
- Une date de début et de fin de l'exercice fiscal doivent être données;
- Cliquer sur le bouton "Créer les périodes mensuelles";
- Enregistrer.
Une configuration dans la société peut-être appliquée : "Utiliser l'année fiscale dans la séquence des journaux". Si cette configuration est activée, il n'y a plus besoin d'aller manuellement ajouter des exercices pour les séquences des journaux. Le système séquencera automatiquement avec l'année fiscale correspondant à la date de la pièce.
Exemple pour une facture vente, au 31.12.2022 SAJ/2022/0001 et au 01.01.2023 SAJ/2023/0001.
Attention : Si vous n'utilisez pas déjà les séquences par année fiscale, l'activation de cette fonction engendrera la création d'une séquence repartant à 0001 pour l'année fiscale en cours. Les nouvelles factures seront alors créées avec un numéro 0001, 0002, etc., alors que ces numéros ont déjà été utilisés sur l'année en cours par une autre facture. Il sera alors nécessaire d'adapter manuellement le "numéro suivant" dans la séquence créée lors de l'activation de cette fonction.
Comme toujours, vous pouvez à tout moment reporter vos soldes de l'année précédente dans la nouvelle année. Cette opération peut-être annulée et reproduite autant de fois que nécessaire.
Pour ce faire, rendez-vous dans Comptabilité / Tâches périodiques / Bouclement : générer écriture d'ouverture. Saisissez ensuite l'exercice à clôturer, le nouvel exercice, les journaux et périodes d'ouverture, ainsi qu'un libellé si vous le souhaitez.
Le journal d'ouverture doit toujours avoir des comptes de débit et crédit pour la comptabilisation du résultat de l'exercice clôturé et la case "contrepartie centralisée" doit être cochée.
Pour annuler une écriture d'ouverture afin de la refaire, il suffit de passer par Comptabilité / Tâches périodiques / Bouclement / Annuler l'écriture d'ouverture.
Pour éviter d'ajouter des écritures dans une période non-correspondante, il est particulièrement important de clôturer les périodes lorsque celles-ci sont terminées.
Avant de procéder à la clôture, un dernier contrôle et lettrage des comptes créanciers et débiteurs est vivement recommandé. Pour ce faire, veillez à vérifier les éléments suivants:
- Il n'existe pas d'écriture qui ne soit liée à aucun partenaire;
- Toutes les écritures disposent d'un partenaire auquel elles ont pu être lettrées;
- Les écritures ouvertes de plus de six mois sont justifiées ou justifiables. Si tel n'est pas le cas, il est nécessaire de les lettrer. En cas de problème à réaliser le lettrage de ces dernières, nous nous tenons à disposition à [email protected].
Une fois ces éléments vérifiés, vous pouvez clôturer les périodes. Pour clôturer une période (mois), rendez-vous dans le menu Comptabilité / Périodes / Périodes. La liste de l'ensemble des périodes ouvertes apparaît. Cochez les périodes à clôturer, puis sélectionnez Autre options / Fermer une période.
Une période clôturée peut être rouverte si des actions correctives doivent être effectuées dans cette dernière.
Attention à ne pas réaliser cette action trop vite : Il faut clôturer les périodes uniquement lorsque le bouclement est terminé.
Nous vous rappelons qu'au moment de chaque clôture comptable, les écritures d'amortissement de vos immobilisations doivent être passées dans CID ERP.
Nous résumons ci-dessous les actions à entreprendre dans le domaine des RH.
Lorsque tous les salaires sont terminés pour l'année courante et que les données sont validées, vous pouvez réaliser les déclarations de manière électronique pour la plupart des assureurs membres de Swissdec. Vous trouvez ici les destinataires de données qui en font partie. Un manuel détaillé spécifiquement pour les déclarations se trouve sous Générer et transmettre le XML Swissdec. Ces déclarations sont à réaliser dans les délais fixés par les assurances.
Comme chaque année, vous êtes tenus de modifier les assurances (si celles-ci changent) et/ou les taux, le cas échéant. Les taux nationaux pour 2023 ne changent pas. Cependant, nous vous rappelons qu'il est important de lire attentivement vos polices d'assurance (LAA, IJM, CAF, etc.) afin de modifier, le cas échéant, leur taux. En cas de modification, veillez à toujours créer de nouvelles périodes avec les nouveaux taux ainsi qu'à mettre une date de fin aux anciens taux. En cas de besoin, vous pouvez vous adresser au Helpdesk Fair IT.
Attention : Si vous créez une nouvelle solution d'assurance ou une nouvelle assurance (pas uniquement un changement de taux), il faut adapter les profils d'assurance pour la nouvelle année et les réappliquer aux collaborateurs.
- LPP au montant
Pour les montants de retenues LPP qui sont communiqués par la caisse, il convient de mettre à jour les montants en début d'année (avant les salaires de janvier) de la manière expliquée ci-dessous.
Souvent, les montants ne sont pas encore communiqués par la caisse LPP au mois de janvier. Dans ce cas, il faut quand même créer une ligne LPP pour la nouvelle année avec la méthode présentée ci-dessous. Il conviendra alors de corriger ces montants par la suite.
- LPP en pourcentage
Les montants-limites de la prévoyance professionnelle obligatoire sont adaptés au 1er janvier 2023. Pour ceux qui calculent la LPP en pourcentage (seule une partie d'entre vous sont concernés et se reconnaîtront), il faut aller mettre une date de fin à vos taux LPP 2022 et en créer de nouveaux pour 2023 avec les montants correspondants, selon les données transmises par votre assureur.
Si une personne soumise à l'IS travaille dans votre entreprise et que son taux d'activité effectif ne peut pas être déterminé, veillez à mettre à jour le montant du salaire médian pour l'impôt à la source dans Configuration / Sociétés / Sociétés. Le montant pour 2023 est fixé à CHF 5'675.-/mois.
Les taux des IS sont mis à jour de manière automatique dans CID ERP. Vous n'avez, de ce fait, rien à entreprendre de ce côté-là
Check-list pour la transition au niveau du module salaire
CID ERP permet d'augmenter les paliers et de mettre à jour les salaires avec les montants de l'échelle salariale du canton pour la nouvelle année. Une fois que les salaires auront été importés par nos soins dans CID ERP (nous le ferons en début d'année lorsque les montants seront publiés), allez dans RH / Tâches périodiques / Calculer les paliers. Il est désormais possible de calculer les paliers pour un contrat disposant d'une date de fin.
Le système va augmenter les paliers pour les collaborateurs dont la date d'entrée dans la société est supérieure à 1 année, si le palier maximum n'est pas déjà atteint.
Les salaires 2023 sont ensuite automatiquement introduits dans le contrat du collaborateur.
Pour la déclaration des salaires 2022, le certificat généré dans CID ERP est à jour selon le communiqué de la Confédération à ce sujet. Vous trouverez l'information officielle ici.
Par ailleurs, la génération de ce dernier été améliorée. Un champ "remarque sur le certificat de salaire" a été ajouté dans les règles salariales. Lorsque ce dernier est rempli au moment de la génération du salaire, la remarque est ajoutée au point 15 avec le montant total de la règle salariale pour le collaborateur et la période en question.
Il est ainsi possible d'écrire "Cotisation IJM à charge du collaborateur" dans le champ "remarque sur le certificat de salaire", ce qui affichera "Cotisation IJM à charge de l'employé: xx.xx CHF sur le certificat de salaire. Les anciens codes 15.KTG, 15.UVG, 15.CAF restent valables et ne nécessitent pas de changement s'ils répondent au besoin.
Dans RH / Tâches périodiques / Présences/congés / Clôturer la période RH.
Avant de faire cela, il est nécessaire de créer la nouvelle période RH via RH / Configuration / Périodes.
Attention : avant de faire la clôture, il convient d'avoir finaliser d'éventuelles corrections de soldes d'heures ou de vacances sur l'année courante.
Sélectionnez l'année à clôturer puis, avec la deuxième fenêtre ci-dessous, calculez les allocations pour la nouvelle année.
Cette manipulation de clôture peut être effectuée autant de fois que nécessaire.