Vous trouverez, ci-après, la procédure afin de gérer les notes de frais dans CID ERP.
Afin de créer une note de frais dans CID ERP, rendez-vous sous RH / Notes de frais / Notes de frais. Vous pourrez, ici, cliquer sur "Créer".
Vous aurez alors la fenêtre suivante qui s'ouvre.
Cette fenêtre se remplit comme suit :
- Choisissez votre nom, ou le nom de l'employé pour lequel vous remplissez une note de frais
- Spécifiez la date de la note de frais
- Vous pouvez choisir le département affecté par cette note de frais
- Indiquez une description
- Vous pouvez choisir la devise. Par défaut, la devise de base de l'entreprise est reprise.
- Insérez vos lignes de dépenses
- Vous pouvez ajouter une note à la note de frais
- Vous pouvez ensuite cliquer sur "Enregistrer".
Une fois que vous l'aurez enregistrée, vous pourrez alors ajouter des pièces jointes à cette note de frais, comme les tickets de caisse par exemple. Pour ce faire, cliquez sur "Pièce(s) jointe(s)" et "Ajouter".
Une fois que toutes les informations sont remplies et que les pièces jointes ont été ajoutées, vous pouvez cliquer sur "Soumettre au responsable".
A ce stade, la note de frais est créée.
Afin de valider la note de frais et la préparer pour le paiement dans CID ERP, voici la procédure.
Tout d'abord, allez valider la note de frais via le menu RH / Notes de frais / Notes de frais. Vous pourrez alors les filtrer par le statut "À approuver".
Une fois sur la note de frais que vous souhaitez approuver ou refuser, vous pourrez cliquer sur l'un des deux boutons prévus à cet effet.
Lorsque vous l'aurez approuvée, vous pourrez ensuite générer les écritures comptables. Ceci aura pour effet de créer les écritures comptables nécessaires au paiement de la note de frais.
Afin de payer la note de frais, rendez-vous sous Comptabilité / Gestion des liquidités / Ordres de paiement. Vous pourrez, ici, sélectionner la note de frais dans le paiement.
Pour plus d'informations à ce sujet, consultez la documentation sur les ordres de paiement.
Une fois que vous aurez fait votre paiement et terminé le relevé bancaire comportant ce paiement, la note de crédit passera alors en statut "Payée".
Pour plus d'information à ce sujet, vous pouvez consulter la documentation sur les relevés bancaires.