Afin de gérer les horaires des employés à temps partiel dans CID ERP, il y a deux options, à savoir :
- La méthode lissée sur les 5 jours de la semaine
- La méthode avec les calendriers effectifs
La première méthode va lisser le pourcentage de la personne sur la semaine. Cela veut dire que si une semaine comporte 42 heures et que la personne travaille à 40%, CID ERP va lui calculer 3.36 heures par jour. Cette méthode est beaucoup plus légère à mettre en place. Cependant, des divergences peuvent apparaître avec les jours fériés, si ces derniers tombent sur des jours travaillés ou non. De plus, en utilisant cette méthode, les employés malades des jours où ils ne travaillent pas devraient inscrire cela dans le système.
La méthode avec les heures effectives va, elle, déterminer de manière précise que l'employé·e travaille le mardi toute la journée, le mercredi matin et le jeudi après-midi, par exemple. Cette méthode implique une plus lourde charge administrative, mais le système se comportera exactement de la manière dont vous le souhaitez.
Afin d'utiliser cette méthode de gestion des heures de travail, il y a plusieurs configurations à entreprendre. D'une part, toutes les conventions légales doivent être cochées "HRACCESS". Pour ce faire, allez sous RH / Configuration / Contrat / Conventions légales. Vous pourrez, ici, aller cocher l'option "Calculer le nombre de jours de vacances sans considérer le pourcentage de travail (méthode HRACCESS)".
Le fait de cocher cette option calculera, chez tous les employés, le même jour de vacances. Cela fait que si un employé travaille à 40%, il aura 25 jours de vacances dans l'année, au même titre que les autres employés. Sauf que son temps de travail étant lissé, un jour comporte 3h21m au lieu de 8h24m.
Une fois cette configuration entreprise, il faut aller dans les temps de travail, via le menu RH / Configuration / Présence/congé / Temps de travail. Ici, il vous faudra cocher les deux cases "Pourcentage non considéré pour ...". Il faudra également renseigner le calendrier de base. Vous pourrez ici mettre le même calendrier que celui que vous modifier actuellement.
En travaillant avec cette méthode, vous pouvez utiliser un calendrier général pour tous les employés.
Lorsque vous créez un calendrier, il faut faire très attention que le nombre d'heures corresponde au nombre d'heures spécifié dans la convention légale. Ainsi, si vous avez renseigné 42 heures dans la convention légale, le total de votre calendrier doit être de 42 heures. De plus, si une journée comporte 8h24m, il est important de répartir le temps de travail de manière équivalente, c'est-à-dire, de configurer 4h12m le matin et l'après-midi.
A ce stade, la configuration est terminée. Il vous suffit de renseigner le pourcentage de travail des employés dans leurs contrats respectifs.
Cette méthode de travail implique les points suivants :
- Si un employé ne travaille habituellement pas les vendredis mais qu'il est malade un vendredi, il devrai le renseigner dans CID ERP.
- Sur les décomptes d'heures des employés à temps partiels, nous verrons que les jours travaillés il y aura des heures supplémentaires. Celles-ci servent à compenser le ou les jours non travaillés.
Afin d'utiliser cette méthode de travail, il est nécessaire de créer un calendrier par type d'horaires. Cela veut dire que si vous avez deux employés à 80%, un ayant congé le lundi et un le vendredi, il faudra créer deux calendriers, à savoir :
- Calendrier 80% LU-MA-ME-JE
- Calendrier 80% MA-ME-JE-VE
Pour créer ces calendriers, vous pouvez aller sous RH / Configuration / Présence/congé / Temps de travail. Vous pourrez ici retrouver les calendriers déjà existants et en créer de nouveau.
En cliquant sur "Créer", vous aurez la fenêtre suivante qui s'ouvre.
Cela se configure comme suit :
- Choisissez un nom clair afin de retrouver votre calendrier
- Renseignez les jours de la semaine ainsi que les horaires qui seront considérés par ce calendrier.
Lorsque vous créez un calendrier, il faut faire très attention que le nombre d'heures corresponde au nombre d'heures spécifié dans la convention légale. Ainsi, si vous avez renseigné 42 heures dans la convention légale et que vous créez un calendrier à 80%, le total des heures du calendrier devra donner 33h36m (42h * 80% = 33h36m). De plus, si une journée comporte 8h24m, il est important de répartir le temps de travail de manière équivalente, c'est-à-dire, de configurer 4h12m le matin et l'après-midi.
Une fois ce calendrier créé, il faut aller l'attribuer à l'employé concerné. Pour ce faire, vous pouvez aller sous RH / Ressources humaines / Contrats et rechercher le contrat concerné. En passant en mode modification, vous pourrez alors modifier les "Heures de travail" et sélectionner le calendrier voulu.
Cette méthode de travail exige les processus suivants :
- La création d'un calendrier par type d'horaire est obligatoire. De ce fait, vous pouvez vous retrouver avec de nombreux calendriers à créer.
- Si un employé change son taux de travail ou ses jours travaillés, il est nécessaire de clôturer le contrat et d'ouvrir une nouvelle période en apportant les modifications nécessaires.