Il n'y a pas de manière automatisée de gérer les congés non payés dans CID ERP. Cependant, il y a deux manières de procéder, selon la durée du contrat.
Nous allons passer au travers de ces deux méthodes. Il y a une première méthode, utilisée pour un congé non payé de longue durée. C'est-à-dire un congé non payé d'un mois et plus. La deuxième méthode concerne les congés non payés de courte durée, c'est-à-dire les congés non payés de quelques jours.
Congés non payés de longue durée
Lors d'un congé non payé d'une certaine durée, il est important que la sortie temporaire de l'employé-e soit communiquée aux différentes assurances sociales et que le droit aux vacances soit adapté.
Afin que tous ces éléments soient pris en compte, il est nécessaire d'interrompre le contrat de l'employé-e. Pour ce faire, allez sur le contrat concerné, via le menu RH / Ressources Humaines / Contrats. Une fois sur le contrat désiré, vous pourrez cliquer sur "Créer une nouvelle période", comme sur l'image ci-dessous.
Vous aurez alors la fenêtre suivante qui s'ouvre.
Dans la date, vous pourrez renseigner le premier jour du congé non payé. Respectivement, si un-e employé-e vous demande un congé non payé du 1er juin au 31 juillet, vous allez renseigner, dans cette date, le 01.06.2023.
Vous pourrez ensuite cliquer sur "Créer une nouvelle période".
A ce stade, le contrat aura été clôturé au 31.05.2023, et un nouveau contrat, identique, sera créé au 01.06.2023.
Vous pourrez alors retourner sur la liste des contrats et chercher le nouveau, celui qui commence à la date que vous aurez renseigné dans le wizard. Une fois dessus, vous pourrez passer en mode modification et remplacer toutes les dates par la date à laquelle l'employé-e recommence. Il y a tous les champs en jaune ci-dessous qui doivent être corrigés.
Il est également nécessaire de bien faire attention aux détails des salaires +/- qui ont été copiés d'un contrat à l'autre. Si nécessaire, supprimez les.
Une fois tous ces champs modifiés, vous pouvez enregistrer le contrat.
En procédant de cette manière, l'interruption de contrat sera prise en compte. De ce fait, la sortie ainsi que l'entrée de l'employé-e seront communiquées aux différentes assurances sociales, le droit aux vacances sera corrigé et lors de l'établissement des salaires, cet employé-e n'étant plus sous contrat, il ou elle ne sortira pas sur les listes.
Il arrive que des employés vous demandent un ou plusieurs jours de congés non payés. Comme il n'y a pas de manière automatisée de gérer cela, il est nécessaire de faire les différentes manipulations à la main.
Poser le congé non payé
La première chose à faire consiste à poser la demande de congé non payé. Pour cela, allez sous RH / Congés / Demandes de congé. Ici, vous pourrez cliquer sur le jour, ou sur les jours pour lesquelles vous souhaitez poser cette demande. Vous trouverez plus d'informations sur comment faire une demande de congé sur cette documentation.
Lors de cette demande de congé, vous pourrez utiliser le type de congé "Congé non payé", comme sur l'image ci-dessous.
Corriger le salaire mensuel
Comme le système n'automatise pas les congés non payés, il est nécessaire de créer un détail des salaires +/- afin de corriger le salaire mensuel brut pour déduire le ou les jours de congé non payé.
Pour ce faire, vous pouvez vous rendre sous RH / Ressources Humaines / Détails contrats / Détails des salaires +/-. Pour cette correction, vous pouvez utiliser la règle salariale "1001 Correction salaire mensuel".
Pour déterminer le montant, vous pouvez effectuer le calcul suivant :
Salaire mensuel brut / 30 jours * nombre de jours de congé non payé = Montant de la correctionDe ce fait, si un employé bénéficie de CHF 5'500 brut et qu'il pose deux jours de congé non payé, le calcul sera le suivant :
CHF 5'500 / 30 jours * 2 jours = CHF 366.67De ce fait, dans le cas présent, vous pourriez créer le détail des salaires +/- suivant.
En procédant ainsi, la demande de congé non payé pour quelques jours serait effectuée. Maintenant, cette dernière n'est pas tout à fait correcte car le droit aux vacances devrait également être ajusté, ce qui n'est pas le cas en procédant ainsi.