Afin de créer un devis ou une commande, rendez-vous sous Achats / Achats / Devis ou Bons de commande.  

Si dans "Articles - Approvisionnements" une quantité minimale et maximale est configurée, le système créera automatiquement des devis (brouillon) en calculant comme suit :

• Lorsque la quantité minimale sera atteinte, les commandes se déclencheront
• La quantité commandée sera alors la quantité maximale diminuée de la quantité en stock

Sous le menu "Devis", une vue avec l'ensemble des devis est consultable.

Lorsque vous cliquez sur "Créer", vous aurez la fenêtre suivante qui s'ouvre. 

Cette fenêtre se remplit comme suit : 

1. Vous pouvez renseigner un compte analytique pour cet achat. 
2. Vous allez renseigner, ici, le responsable du devis. 
3. Le requérant est la personne, en interne, qui est à l'origine de la demande. 
4. Choisissez le fournisseur auprès duquel vous voulez faire la demande de prix. 
5. Vous pouvez inscrire une référence fournisseur pour la commande. 
6. La liste de prix qui est chargée par défaut est celle renseignée dans le fournisseur. 
7. Vous pouvez spécifier le journal dans lequel les pièces comptables seront comptabilisées. 
8. La date de commande est, généralement, la date du jour. 
9. Vous pouvez renseigner un délai de réponse souhaité.
10. La date prévue est la date à laquelle vous prévoyez de recevoir les articles, en fonction du délai de livraison renseigné dans les articles. 
11. Vous pouvez, en cochant cette case, définir cette commande comme commande cadre. 
12. Vous pouvez renseigner un document d'origine. Si le devis a été créé de manière automatique par le système, comme réapprovisionnement, ce champ sera automatiquement rempli. 
13. Vous avez, ici, vos lignes de commande avec les différents articles. 
14. En cliquant sur "Mettre à jour", les totaux des lignes se calculent. 

Vous avez également la possibilité de renseigner une note pour la facturation ainsi qu'une note interne pour ce devis ou ce bon de commande. 

L'onglet "Factures et bons de réception" se présente comme suit. 

Cet onglet se remplit comme suit : 

1. Vous pouvez définir l'adresse de facturation, si, par exemple, l'adresse des bureaux des ventes et de la facturation du fournisseur sont à deux endroits différents. 
2. Vous pouvez spécifier une adresse de livraison différente de l'adresse principale de votre entreprise. 
3. Vous pouvez définir le stock dans lequel vous allez mettre les marchandises commandées. 
4. Vous pouvez définir la méthode de facturation, à savoir : 
   1. Basé sur les lignes de commandes
   2. Basé sur une facture brouillon générée
   3. Basé sur les réceptions
5. Vous pouvez définir des conditions de règlement. Si vous n'en mettez aucune, celles de base du fournisseur seront reprises. 

Une fois le devis créé, vous pouvez l'enregistrer. Vous aurez ensuite les options suivantes. 

1. Envoi le devis d'achat par courriel. Si les mails ne sont pas configurés, le document s'imprimera.
2. Envoyer la demande de prix simulera un envoi. 
3. En cliquant sur "Confirmer la commande", le statut passera directement en statut "Confirmé". 
4. Sous "Imprimer", vous pourrez imprimer le bon de commande.

Une fois le bon de commande confirmé, vous pourrez aller gérer les réceptions.  Pour ce faire, cliquez sur le bouton "Réception par articles". 

Vous serez alors redirigé sur la fenêtre suivante, où vous pourrez confirmer la réception des articles.