Afin de créer un nouveau partenaire, allez sous Partenaires / Partenaires / Clients OU Fournisseurs et cliquez sur "Créer".
Vous avez alors la fenêtre suivante qui s'ouvre.
Voici les champs à remplir sur cette fenêtre :
- Vous pouvez choisir si le partenaire est une entreprise ou non
- Renseignez le nom du partenaire
- Indiquez son adresse
Il est possible de créer un partenaire depuis de nombreux menu dans le système notamment :
Comptabilité / Factures clients / Client : Introduire son nom puis cliquer sur "Créer et modifier..."
Comptabilité / Factures fournisseurs / Fournisseur (Idem que pour les clients)
Achat / Bon de commande / Fournisseur
Lors de la création du partenaire, vous avez plusieurs onglets, comme "Contacts", "Notes internes" et ainsi de suite.
Sous l'onglet "Contacts", vous pouvez créer différents contacts, notamment des adresses de livraison ou de facturation. Pour plus d'informations, consultez ce manuel.
Sous "Notes internes", vous pourrez indiquer des notes pour ce partenaire.
Sous "Note commerciale", vous pourrez renseigner une note commerciale.
Sous "Détails de contacts", vous avez la possibilité d'ajouter des détails supplémentaires, comme des adresse mail supplémentaires, d'autres numéros de téléphone et ainsi de suite.
Sous "Historique de l'adresse", vous retrouverez tous les changements d'adresse du partenaire.
Sous "Évènements", vous pouvez ajouter des évènements de type rendez-vous ou téléphone afin d'avoir un suivi de votre partenaire.
L'onglet "Ventes & Achats" se présente comme suit.
- Vous pouvez spécifier un vendeur principal
- Vous pouvez choisir une équipe commerciale par défaut
- Vous pouvez définir les Incoterms standards pour ce partenaire
- Vous pouvez choisir la langue du partenaire. Cela influencera la langue des documents envoyés à ce partenaire
- Vous pouvez définir des listes de prix spécifiques pour le partenaire
- Le partenaire peut être coché comme client, fournisseur ou sous-traitant
- Vous pouvez inactiver ce partenaire
Le type de partenaire (client / fournisseur / sous-traitant / ...) se coche automatiquement par rapport au menu depuis lequel vous créez le partenaire. Vous pouvez cependant le changer à votre guise via le menu "Partenaires".
L'onglet "Relance de paiement" se présente comme suit.
Dans cet onglet, vous pouvez :
- Imprimer les paiements en retard
- Envoyer les rappels de paiement
- Définir un responsable pour la relance des paiements de ce partenaire
- Définir une date avec une action pour le suivi des relances
- Inscrire des remarques concernant les factures ouvertes
- Vous avez, en bas, le récapitulatif des factures ouvertes avec, tout en bas à droite, le montant total ouvert.
L'onglet "Comptabilité" se présente comme suit.
- Vous pouvez renseigner le numéro TVA du partenaire
- Vous pouvez choisir un compte client par défaut
- Vous pouvez définir les conditions de paiement par défaut pour le côté "Client"
- Vous pouvez indiquer un journal de vente par défaut
- Vous pouvez choisir si les factures sont envoyées, par défaut, par papier, par mail ou des instructions spéciales (comme charger la facture sur le portail d'un client)
- Vous pouvez définir une limite de crédit pour le client
- Vous pouvez choisir le compte fournisseur par défaut
- Vous pouvez indiquer les conditions de paiement fournisseur par défaut
- Vous pouvez sélectionner un journal d'achat par défaut
- Vous pouvez renseigner un rabais sur les achats
- Vous allez, dans ces lignes, renseigner les comptes pour payer le fournisseur. Afin de créer un compte bancaire étranger, vous avez cette documentation.
Une fois ces champs renseignés, vous pouvez cliquer sur "Enregistrer" et votre nouveau partenaire sera sauvegardé.